Активация и настройка функции автоответа в outlook

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail»

Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2021 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» о.

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2021 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками

Outlook 2021 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook. Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

Источник

Процесс настройки

Для людей, которые уже давно работают с клиентом, этот процесс не покажется особенно сложным. Однако начинающие пользователи столкнутся с некоторыми трудностями, особенно потому, что интерфейс программы может показаться непривычным или даже неудобным.

В некоторых случаях не помогает даже русский язык, хотя почтовый клиент полностью переведен. Поэтому мы предоставим вам подробную инструкцию с четким алгоритмом действий, которая поможет вам сделать все правильно. Вот он:

  1. Итак, сначала вам нужно запустить клиент.
  2. Затем на верхней панели инструментов найдите кнопку «Создать» и нажмите на нее.
  3. Появится меню, в котором нужно выбрать «Сообщение».
  4. Заполните письмо так, как вы хотите видеть его в качестве ответа людям, которые будут вам писать.
  5. Затем нажмите кнопку «Файл» в верхней части окна.
  6. Появится меню, в котором нужно выбрать «Сохранить как», а затем «Шаблон».
  7. Перейдите на вкладку «Шаблоны».
  8. Нажмите на выделенный значок, а затем «Фильтры сообщений».
  9. Снова нажмите на тот же элемент.
  10. Нажмите кнопку «Создать».
  11. Заполните поле «Имя фильтра».
  12. Затем установите флажок «При получении новой почты» и отключите все остальные.
  13. Затем установите флажок «При выполнении любого из условий».
  14. В окне «Выполнить следующие действия» в соответствующем поле выберите «Ответить по шаблону», а в строке рядом с ним выберите созданный ранее шаблон.
  15. Теперь вам остается только нажать кнопку «OK».

Вот и все, автоответчик настроен, теперь все, кто отправляет вам письма, будут получать сообщение о том, что вы по какой-то причине вышли из бизнеса. Очень удобно, потому что не нужно вручную отвечать на один и тот же вопрос всем своим оппонентам.

Не многие знают, но гораздо проще и быстрее открыть окно для создания нового шаблона. Для этого необходимо использовать горячие клавиши, в программе для этого используйте комбинацию Ctrl + N, после нажатия на эти кнопки появится окно для создания нового шаблона. Все остальное следует делать строго в соответствии с приведенными выше инструкциями. Чтобы отключить автоматические подсказки в Thunderbird, просто удалите шаблон из соответствующей папки.

Установите временной интервал для автоответчика

Мы можем установить временные рамки (даты и время), когда автоответчик будет запущен в нашей программе Thunderbird. Однако для этого нам придется воспользоваться внешним решением, которым является бесплатное дополнение Send Later для Thunderbird. Конечно, нам необходимо загрузить и установить расширение в программу, Если вы не знаете, как это сделать, пожалуйста, обратитесь к отдельному руководству.

Теперь открываем наш шаблон автоответчика, нажимаем кнопку «Опции» под кнопкой «Отправить» и выбираем опцию «Отправить позже». Откроется окно параметров отправки позже, где мы добавим диапазон дат, когда мы будем в отпуске. Как только мы установим соответствующие даты и т.д. И т.д., Сохраняем шаблон, теперь он будет отправляться как автоответчик, но только в указанном временном диапазоне.

Почтовая программа Mozilla Thunderbird значительно облегчает работу с перепиской и группами новостей, если вы правильно ее настроите. Эта процедура не сложная и не займет много времени у пользователя, но поможет оптимизировать рабочий процесс в будущем. В этом руководстве вы узнаете, как настроить Mozilla Thunderbird наиболее эффективным образом, чтобы получить максимальную отдачу от этого инструмента.

Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

Источник

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook. Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

источник

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

    Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

  2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

    Прописываем текст сообщения

  3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

    Нажимаем кнопку «Сохранить как»

  4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Выбираем формат «Шаблон Outlook»

  5. Используйте кнопку «Сохранить».

    Нажимаем кнопку «Сохранить»

  6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

    Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

  7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

    Нажимаем кнопку «Новое»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Выбираем, когда будет действовать автоответчик

  10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

Outlook 2007

  1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

    Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

  2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

    Пишем текст

  3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

    Кликаем по кнопке «Сохранить как»

  4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

    Ставим формат «Шаблон Outlook»

  5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

    Разворачиваем меню «Сервис»

  6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

    Выбираем пункт «Правила и оповещения»

  7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

    Кликаем по кнопке «Новое правило»

  8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

    Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

  9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

    Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

  10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

  11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

  12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

  13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

  14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Техноарена
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector