Тайм-менеджмент для системных администраторов — обзор книги

Сосредоточенность как средство против прерываний

Для продуктивной работы нужно сосредоточиться. Сосредоточиться невозможно, когда вас постоянно отвлекают. Необходимо проанализировать свою обстановку и по максимуму устранять отвлекающие факторы.

Кстати, к отвлекающему фактору автор относит музыку. Я с ним очень согласен. Когда работал в офисе, постоянно возникал конфликт на этой почве. Кому-то хочется одну музыку слушать, кому-то другую, а мне не хочется вообще никакую. Я продуктивно работаю только в тишине. Последнее время я работаю в берушах, даже если один в помещении и никто не шумит рядом. Беруши защищают от посторонних шумов за окном, от работы кулеров ноутбука или компьютера, от шума за стеной и т.д. Невозможность работать в спокойной и тихой обстановке — одна из причин, почему я завязал с работой в офисе. Я нигде в офисе не видел комфортной рабочей обстановки. Мне там всегда тяжело сосредоточиться. Даже сейчас, когда приезжаю в какой-нибудь офис, не могу ничего серьезного там делать. Откладываю на потом, в офисе выполняю текучку, ради которой приехал. Вся основная работа — только в полной тишине.

Пробовал работать в коворкингах. Прятался там в индивидуальных кабинках, которые предназначены для общения голосом. Иначе работать тоже тяжело. Открытые пространства, постоянно посторонние шумы. Все это мешает сосредоточиться. По себе заметил, что в те дни, когда мне получается поработать в уединенном месте одному в помещении, где в течении дня меня никто не отвлекает вообще, я выполняю работу, на которую уходит 2-3 дня дерганного графика.

К отвлекающим факторам автор так же относит бардак на рабочем столе и компьютере. Для продуктивной работы не должно быть ничего лишнего. Кстати, я эту фишку тоже понял некоторое время назад и обрадовался, когда в Windows 10 появились отдельные рабочие столы. Когда надо сосредоточиться на какой-то задаче, я перекидываю все необходимое на отдельный рабочий стол и там решаю задачу. Таким образом, от задачи не отвлекают даже приложения, открытые в фоне.

Еще один момент, на котором акцентируется автор. У каждого человека свое время максимальной умственной активности. Нужно выявить это время и тратить его на решение самых сложных задач. Я не знаю, когда у меня максимальная активность, не замечал. Но точно знаю, что после обеда я засыпаю даже сидя. На это время точно ничего нельзя планировать.

Если вы видите, что задачу можно делегировать, то сразу это делайте и забывайте ее. Не держите в голове не свои задачи, освобождайте ее для своих дел. Если нужно проконтролировать делегированную задачу, то сделайте себе пометку на этот счет. Вообще все всегда записывайте, даже мелочи

Это важно. Мелочи тоже нагружают мозг и расходуют энергию

Я лично давно убедился в этом и записываю все, даже не относящееся к работе:

• Какие книги и фильмы скачать.
• Что заказать в магазине.
• Куда поехать с семьей в выходные.
• Какое интересное место посетить летом.
• Список вещей для поездки в отпуск.
• Какую статью запланировать к написанию.

И так далее. Все эти простые вещи отнимают вашу энергию. Когда я захожу на алиэкспресс, я не начинаю перебирать в памяти, что же я хотел купить. Я просто открываю список и покупаю. Кончились книги в телефоне — открываю список и по нему загружаю новые. Надо ехать в отпуск — мне не надо ломать голову, что с собой взять, чтобы ничего не забыть. Я открываю прошлогодний список, который мог редактироваться в течении года, проверяю его и по нему собираю вещи. Это все очень облегчает жизнь, особенно, если у вас много всяких дел.

По этому разделу я не узнал ничего нового. Все, что предлагает автор я сам применяю в повседневной жизни. Было приятно получить подтверждение своим находкам. Автор с самого начала завоевал мое доверие. Так что дальше я его внимательно читал.

Методы

Если вы следуете всем вышеизложенным правилам, а времени все равно не хватает, попробуйте воспользоваться одним из приемов, которые были разработаны в различные времена как специалистами в области тайм-менеджмента, так и «случайными» людьми. Одной из самых распространенных во всем мире методик является техника «Помидор». Ее придумал обычный итальянский студент, который вечно не успевал подготовиться к экзаменам.

Как-то раз он решил взять себя и свое время под контроль. Для этого воспользовался самым обычным кухонным инструментом – таймером в виде томата (отсюда и название нехитрой технологии). Он заводил таймер на 25 минут и в течение этого времени занимался только учебой. Каково же было его удивление, ведь буквально сразу же у него стало хватать времени на подготовку. Попробуйте сделать то же самое.

Заведите таймер (будильник) на определенное время, в течение которого выполняйте только одну конкретную задачу. Ни телефонный звонок, ни извещение о новом письме на электронной почте, ни что-либо другое не должно вас отвлекать от данного задания. Уже совсем скоро вы почувствуете, что продвигаетесь к цели куда быстрее, чем раньше.

Почувствуйте себя сыроваром, используя другой популярный в тайм-менеджменте метод под названием «Швейцарский сыр». Его используют в том случае, если никак не могут приступить к реализации крупного проекта. В таком случае предлагается представить этот самый проект в виде квадратного куска сыра и начать готовить из него швейцарский со множеством крупных дырочек. Каждая дырочка – определенная задача, которую необходимо выполнить, чтобы получить конечный результат.

Не знаете, с какого конца начать – лезьте в первую попавшуюся «дырку» наугад. Сделайте минимальное усилие и далее все пойдет как по маслу. Единственное условие – не бросайте начатое. Пусть сделанное будет казаться совсем маленькой частью задуманного, но приступайте к любому этапу, только точно определив, что справитесь с этим «за один присест». В противном случае вместо множества дырочек в своем сыре вы получите одну большую дыру, похожую на пропасть, куда будут проваливаться и время, и силы.

Строго следуйте правилу дедлайна. Термин пришел к нам из Америки. В дословном переводе означает он «мертвую линию». Считается, что изначально так называли черту в тюрьме, пересекшего которую заключенного сразу убивали. В местах не столь отдаленных такие методы давно не используют, а вот в бизнес-среде он получил весьма широкое распространение. В современном мире дедлайн – это черта во временном пространстве, которую никак нельзя пересекать.

Особенно популярна такая технология среди тех, кто работает на «удаленке». Их некому «подогнать», поэтому нужно ставить рамки самим себе. Также ее часто применяют для людей творческих профессий – журналистов или создателей рекламы. Однако у дедлайна есть и промежуточный этап – редлайн (переводится как «красная линия»). Это срок, когда нужно сдать черновую работу – оставшееся время нужно на исправление ошибок, доработки, внесение поправок, которые может сделать заказчик.

Порой мы никак не можем приступить к выполнению поставленной задачи только потому, что она кажется нам неподъемной, как слон. Чтобы облегчить себе работу, разделите большой объем на маленькие кусочки. Начните с малого.

Например, вам необходимо сделать генеральную уборку загородного дома или его ремонт. И то и другое звучит угрожающе. А если разбить процесс на небольшие этапы? Составьте таблицу, где вверху будет ремонт (генеральная уборка), а далее подпункты: окна, двери, полы, мебель и так далее. Согласитесь, так работа уже не кажется слишком сложной. Поэтому не делайте из мухи слона.

Божественный метод «Кайрос». Древние греки считали Кайроса богом счастливого мгновения. Специалисты в области тайм-менеджмента решили, что и современному человеку с ним по пути. Суть метода сводится к тому, чтобы не тратить отдельное время на то, что можно объединить с другими делами. К примеру, вам нужно купить подарок маме на 8 Марта. Решите, где вы хотите это сделать и посмотрите, нет ли в ближайшее время у вас других дел в этом районе города.

Возможно, вам удастся объединить сразу 3 или 4 цели в одном месте (зайти в банк, чтобы пополнить счет, купить книжную новинку и так далее). То же самое касается деловых встреч. Прежде чем отправляться на переговоры, сформулируйте все вопросы и предложения, которые у вас накопились к собеседнику. Вполне возможно, что для их решения достаточно телефонного звонка или встречи в обеденный перерыв. И не забудьте посмотреть, нет ли у вас других дел там, куда вы отправляетесь.

Документация

В этом разделе автор очень много восхищается технологией Wiki, рассказывает о ней и предлагает использовать для ведения документации системных администраторов. Наверное, в то время она только появлялась и была еще не так популярна. В целом, это хорошее решение. Я тоже веду документацию в том числе и в Wiki. Особенно любою Docuwiki, которая не требует установки базы данных, а всю информацию хранит в текстовых файлах, которые можно править руками. Очень удобно бэкапить такую структуру.

В целом, вам нужно выработать такой подход, когда документация помогает вам работать. То есть не просто документировать все подряд ради документирования. Хорошая документация — трудоемкий процесс. Зачастую, на него уходит столько же времени, сколько на саму настройку. А может даже и больше, если настройка у вас автоматизирована. А потом еще надо все поддерживать в актуальном состоянии. У меня есть в планах написать статью по поводу того, как я веду документацию. Надеюсь, в скором времени найду на это время.

Автор приводит пример, когда для пользователей создан сайт с документацией. Этот сайт установлен всем в качестве домашней страницы в браузере. На сайте, прямо на главной, основная информация по ИТ — кому и по каким вопросам звонить, где искать информацию, что почитать. В целом, хорошее решение. Мне такое в голову не приходило.

Пример главной страницы документации одного из проектов.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Особые рекомендации для женщин

Тайм-менеджмент для представительниц прекрасного пола является относительно новым понятием, предполагающим искусство управлять временными ресурсами с учетом специфики обязанностей, обычно налагаемых на женщин обществом, и психологических особенностей.

Работающей женщине необходимо:

• Не раскачиваться перед работой, лучше прийти пораньше либо выпить кофе на рабочем месте, чем сидеть с коллегами в столовой в начале трудового дня.
• Трудные задания разделять на малые части. Случается, что для написания большого отчета может потребоваться несколько дней, поэтому лучше продумать это заблаговременно, чтобы работа не превратилась в аврал.
• Заниматься сложными делами до обеда, что избавит от переживаний в продолжение дня и груза на душе. 
• Четко осознавать круг должностных обязанностей и не нагружать себя заданиями, не имеющими обоснования.

Работать надо по принципу: 50 на 10, уделяя время отдыху либо переключаясь на спокойную деятельность. Спустя два часа не лишним будет пройтись, что позволит избежать болей в глазах или спине.

Методы

Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

• планируйте ежедневно;
• планируйте еженедельно;
• ставьте цели;
• определяйте ценности.

Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

• Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
• После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
• Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
• И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

«Семь навыков» Стивена Кови

«Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови — одна из лучших книг по тайм-менеджменту. Она обязательно должна стать частью домашней библиотеки.

Советы автор брал из своего опыта. Они проверены на практике многими известными деловыми людьми по всему миру. Большинство крупных компаний также знакомят своих сотрудников с теорией эффективности Стивена Кови.

О чем говорит Стивен Кови?

Будьте проактивным. Это означает, что нужно не бояться  ответственности за свою жизнь, решения и поступки, не зависеть от обстоятельств или окружения. Самостоятельно решать проблемы, идти на риски и проявлять инициативу. Проактивные люди добиваются высоких результатов.
Начинайте действовать, видя конечную цель

Очень важно понять, что для вас является самым важным, определить высшие цели, личную миссию. А дальше ежедневно необходимо вначале делать те дела, которые имеют значение для достижения ваших целей

Понимание миссии определит для вас верное направление, благодаря которому вы сможете правильно расставить приоритеты.
В первую очередь делайте важные дела. Главное значение уделяйте тем задачам, которые важны для достижения ваших целей. Старайтесь концентрироваться не на самом срочном, а на самом важном деле. Так вы быстрее придете к своим целям.
Действуйте по схеме «выиграл/выиграл». Это взаимовыгодное сотрудничество. Для достижения такого уровня взаимодействия с партнерами вам нужно быть внимательным к другим, к их интересам, мнению.
Попробуйте сначала понять, а затем быть понятым. Осваивайте эмпатию, пытаясь понять собеседника, а не высказывать свою точку зрения или переубедить. Попытайтесь понять человека, увидеть его позицию, прежде чем оценивать ситуацию по-своему и предлагать свои мысли. Для этого нужно быть открытым, внимательным к окружающим.
Достижение синергии. Это сотрудничество и сплоченность в команде, во взаимодействии с другими людьми. Командная работа позволяет получать более эффективные решения, чем индивидуальная.
«Затачивайте пилу». Этот навык состоит в постоянном контроле и прокачке четырех основных состояний вашей личности: физического, духовного, интеллектуального, социального. Это ваши личные и основные ресурсы.

Старайтесь ежедневно заниматься физическими упражнениями для укрепления тела и развития выносливости. Повышайте интеллект хорошими книгами, ведите дневник. Регулярно фиксируя свои мысли, постепенно добьетесь четкости и ясности мышления.

Развитие личной эффективности начните с поиска своих принципов и целей, определите свою миссию. Найдите свою уникальность, последовательно двигайтесь к намеченным целям. Результаты непременно появятся.

Прочитать описание и приобрести книгу можно здесь.

Брайан Моран, Майкл Леннингтон “12 недель в году”

Завершает нашу подборку книга двух известных бизнес-тренеров. Они предлагают бросить вызов самому себе и за 12 недель осуществить то, что вы планировали сделать в течение года. Заманчиво? Еще как! От одной только мысли о таком смелом дерзновении захватывает дух.

По словам Майкла и Брайана, большая часть долгосрочных планов остается нереализованной из-за иллюзии бесконечности времени. “У меня еще весь год впереди, сделаю это позже!” – думают люди, но так и не делают.

Такой вид прокрастинации можно победить лишь одним способом – брать и делать прямо сейчас. Если вы готовы следующие 3 месяца жить на пределе своих возможностей, купите эту книгу. В ней вам все расскажут, покажут, разложат по полочкам. Вам останется только следовать инструкциям.